Wat is Tail Spend Management?

Tail spend = Al je losse, onzichtbare uitgave

Je tail spend, dat zijn de aankopen die niet strategisch zijn voor je core business. Je hebt ze met andere woorden niet per se nodig om jouw dienst aan te bieden of om jouw product te produceren. Het gaat om aankopen die veelal kleiner zijn in waarde en waarvoor iemand in je bedrijf aangeklopt heeft bij een leveranciers die je zelden gebruikt, de zogenaamde c-leveranciers. Denk aan aankopen voor een bedrijfsevenement, kantoorgerief zoals whiteboards, papier of inkt voor de printer, gevelreclame of gadgets voor medewerkers.

Tail spend = De schuld van online shoppen

Tail spend is geen nieuw fenomeen, maar het is aan een opmars bezig. Je mag hiervoor met de vinger wijzen naar de globalisering. Het is heel gemakkelijk geworden om vanachter ons bureau in België aankopen te doen in een webshop in Duitsland, de Verenigde Staten, China en verder. Het internet heeft een wereld aan aankoopmogelijkheden geopend. Met een paar klikken op de knop en een vlotte betaling met de kredietkaart of een QR-code is je item besteld. De belofte dat het hebbeding binnen de 24 of 48 uur aan je voordeur staat, is een extra incentive waar weinigen ‘nee’ kunnen op zeggen. Dat is voor bedrijven niet anders. Het probleem: door de snelheid waarmee iets besteld kan worden, wordt er niet lang nagedacht over de aankoop. En als zulke ondoordachte aankopen zich opstapelen, creëert dat op termijn administratieve chaos voor je bedrijf.

8 symptomen die wijzen op het fenomeen van tail spend

Misschien zit jij zonder het te weten wel met een losgeslagen tail spend. Hier heb je acht tell-tale signs die je duidelijk maken of je die tail spend maar beter eens onder de loep neemt.

• De boekhouding moet dagelijks of wekelijks een nieuwe leverancier aanmaken.
• De boekhouding krijgt facturen binnen via werknemers, omdat zij de bestelling plaatsen.
• De boekhouding moet veel last minute betalingen uitvoeren omdat er met de leverancier geen betalingstermijn is afgesproken die normaal wordt gehanteerd in het bedrijf.
• Verschillende diensten in je bedrijf kopen gelijkaardige spullen bij verschillende leveranciers.
• Wanneer 10% of minder van je totale uitgaven bij 50% of meer van je leveranciers zit.
• Je hebt eigenlijk geen idee wat de helft van die leveranciers geleverd hebben.
• Je merkt een stijging in het gebruik van onkostenbonnetjes of aankopen met een kredietkaart.
• De boekhouding krijgt veel facturen binnen waarop geen bestelbonnummer staat, waardoor ze dus eigenlijk niet goed weten of de factuur betaald mag worden.

In onze insights bespreken we onder anderen hoe je jouw tail spend kan aanpakken . Hoe onze website dus in de gaten voor verdere inzichten en updates rond dit thema.