Hoe kan je jouw tail spend aanpakken?

Hoe kan je jouw tail spend aanpakken?  

Je bent tot de conclussie gekomen dat je jouw tail spend moet aanpakken:  Je boekhouding blijft onnodig werk doen, je laat schaalvoordelen aan je voorbij gaan en je krijgt je purchase-to-pay-processen niet volledig gedigitaliseerd. Kortom: je merkt dat je verliest tijd én geld verliest door jouw tail spend.

Hoe neem je het heft in eigen handen om zelf een tail spend management op te zetten?

Voorbeeld: je zorgt ervoor dat je werknemers niet meer de mogelijkheid hebben om zelf dingen aan te kopen. Maar… dan zal je een grote aankoop afdeling moeten opzetten die al die onbelangrijke of eenmalige aankopen op zich neemt.
Nog een voorbeeld: je kan verschillende punch-out catalogs aanmaken. Dat is een methode om vanuit je eigen inkoopapplicatie toegang te hebben tot de catalogus van een leverancier. Maar… dan ben je een stuk flexibiliteit kwijt en mis je de kans om gebruik te maken van promoties of nieuwe spelers op de markt.

De meest efficiënte manier om je aankopen onder de knoet te houden, is om een partner te zoeken die:

• Je helpt om een centrale aanpak en strategie rond je tail spend teimplementeren. Een goeie partner begeleidt je bij het uitschrijven van policies en zegt je waar je de nadruk moet leggen: wie kan aankopen doen, voor welk bedrag, aan welke richtlijnen moeten ze zich houden, aan welke standaarden moeten nieuwe leveranciers voldoen… ? Je visie omtrent tail spend op punt zetten, maakt het duidelijk voor je medewerkers wat kan en niet kan als ze een aankoop willen doen. Een coherente en strategische aanpak geeft je meer zicht op je tail spend.
• Je helpt met de administratieve kant door een aantal taken over te nemen. Contracten onderhandelen met nieuwe leveranciers, zorgen dat die contracten voldoen aan de richtlijnen van jouw organisatie, facturen juist opmaken en controleren, nakijken of de bestelling goed is toegekomen: jouw tail spend- partner is iemand die al die zaken voor jou doet. Op die manier moet jouw boekhoud- of aankoopdienst zich niet bezighouden met kleine, tijdrovende zaken.
• Je een digitale tool aanbiedt om het overzicht te bewaren. De digitale tool is liefst ook gespecialiseerd in het verwerken van tail spend, en niet de zoveelste extra feature op een systeem dat weinig met tail spend te maken heeft. Heel wat ERP-systemen hebben namelijk de afgelopen jaren hun basis uitgebreid met verschillende opties. Het nadeel van zulke uitgebreide software is dat de verschillende tools vaak gelimiteerd zijn in wat ze kunnen en vaak gebruiksvriendelijkheid missen. De software van Spot Buy Center richt zich specifiek op tail spend, waardoor je een tool in handen hebt die écht doet wat moet.

Tail spend is geen of-of-verhaal. Er is een volledige aanpak nodig om orde in de chaos te scheppen. Maak het je werknemers gemakkelijk en zorg voor Self Service Procurement: zorg dat ze naar de correcte aankoopkanalen kunnen gaan zonder dat ze er te veel moeten over nadenken. Met Spot Buy Center als partner hoef jij hier geen tijd meer in te steken, en kan je gauw terugkeren naar de kern van je job