E-Procurement: Vereenvoudig jouw processen

E-Procurement: Vereenvoudig jouw processen, wees slimmer met jouw uitgaven.

Je hebt je crediteurenadministratie geautomatiseerd, de factuurverwerking vereenvoudigd, kosten bespaard en de efficiëntie verhoogd, dus wat is de volgende stap in jouw digitale transformatieproces?

De inkoopafdeling.

Waarom E-Procurement? 

Waarom moet je je inkoopproces automatiseren? Omdat het niet alleen gaat over besparingen, maar over hoe je jouw cashflow gebruikt ten gunste van de jouw bedrijf. Je moet slimmer uitgeven.

Historisch gezien waren er drie belangrijke doelstellingen die de belangstelling voor E-Procurement hebben aangewakkerd : zichtbaarheid, controle en besparingen.

• De meeste bedrijven zoeken naar e-Procurement oplossingen omdat het hen ontbreekt aan kritieke zichtbaarheid in hoe geld wordt besteed in de organisatie. Gedisciplineerd beheer is onmogelijk zonder te meten. Door zich simpelweg te ontdoen van papier en de uitgaven op te volgen in een geautomatiseerd systeem, kunnen bedrijven beginnen met het identificeren van prioriteitsgebieden die nauwkeurig moeten worden bekeken.
• Het tweede aspect waar bedrijven naar op zoek zijn, is controle over de uitgavenprocessen. Met E-Procurement kunnen bedrijven hun uitgaven beter managen door een inkoopbeleid in te stellen, uitgaven aan budgetten te koppelen, te voldoen aan wettelijke eisen en malafide inkoopgedrag terug te dringen.
• Kostenbesparingen worden gegenereerd door het verwijderen van papier en manuele processen, het verminderen van afwijkende uitgaven ( of maverick spending)  en het implementeren van strategische inkooppraktijken. Identificeren van gebieden van uitgavenbundeling en onderhandelen over gunstiger contracten, evenals operationele efficiëntie zorgen voor verdere kostenbesparingen.

Van automatisatie tot transformatie

Bij de evaluatie van de historische drijfveren voor investeringen in e-aanbesteding of E-Procurement is er typisch een traject dat begint met automatisering, of de eliminatie van op papier gebaseerde handmatige processen. In de “automatiseringsfase” bouwen organisaties een sterke basis voor inkoop- en AP-automatisering, en verzamelen ze gegevens binnen de Purchase-to-Pay (P2P) process die gebruikt wordt voor analyse en incrementele verbetering. Naarmate de organisatie volwassener wordt rond de invoering van de automatiseringsoplossing, komt er een iteratief proces op gang om meer uitgaven onder beheer te krijgen, wat nieuwe manieren aan het licht brengt om uitgaven te consolideren en goederen en diensten tegen betere prijzen aan te schaffen. Vanuit het oogpunt van risicobeperking ( = risk mitigation) neemt de handhaving van het beleid mettertijd toe naarmate de organisatie de activiteiten transparanter, slanker en eenvoudiger maakt. Dit is de “optimalisatiefase”. Naarmate bedrijven geavanceerder zijn geworden in hun gebruik van P2P oplossingen, is er een interessant patroon ontstaan. De meest strategische en innovatieve organisaties gaan verder met samenwerking doorheen de hele organisatie, betrekken de
deelnemers en geven feedback aan werknemers over hun bijdragen aan besparingen – dit creeërt  een cultuur van spend stewardship om het uitgavengedrag van de hele organisatie te veranderen.

In dit E-book lees je alles over E-Procurement en hoe dat er uit ziet in de praktijk.