Nadat het juiste ERP-pakket is geselecteerd, volgt de implementatie van het nieuwe systeem. Het implementeren van een ERP-systeem vraagt veel tijd van de organisatie. De periode van de voorbereiding tot het daadwerkelijke gebruik kan een paar maanden tot een paar jaar duren. Die tijd stijgt sterk als het bedrijf het systeem wil aanpassen. Om een ERP-systeem correct te implementeren, kan een bedrijf gebruik maken van technische ondersteuning, consultants of specialisten. De implementatie van een ERP-systeem is onder te verdelen in 6 stappen:
Allereerst worden de bestaande bedrijfsprocessen grondig onderzocht. Hierbij wordt gekeken welke processen verbeterd kunnen worden en hoe het ERP-systeem daaraan kan bijdragen. De bedrijfsleiding zal afspraken maken over de eisen en doelstellingen waaraan het systeem moet voldoen en de manier waarop het ERP-systeem geïmplementeerd zal worden.
De software wordt geïnstalleerd. Hierna volgt de eerste test om te zien of het systeem correct werkt. De meeste systemen hebben ingebouwde keuzemogelijkheden voor bijvoorbeeld regels over de goedkeuring van inkooporders of de manier waarop de boekhouding moet worden ingericht.
Om ervoor te zorgen dat het ERP-systeem de belangen en de processen van het bedrijf het beste ondersteunt, zijn er diverse aanpassingsmogelijkheden. Bestaande programma’s binnen het ERP-systeem kunnen herschreven worden. Het is zelfs mogelijk om hele modules te ontwikkelen die geïmplementeerd kunnen worden in het ERP-systeem. Ook het gebruik van externe systemen en softwaretoepassingen is mogelijk. Grote bedrijven kunnen zelfs meerdere ERP-systemen implementeren.
Wanneer het ERP-systeem is aangepast aan de specifieke behoeften van het bedrijf, moeten de profielen van de medewerkers op de juiste manier worden ingesteld, zodat iedereen toegang heeft tot de bestanden, werkruimtes en informatie die hij nodig heeft. Daarna kunnen de medewerkers een training of opleiding volgen om bekend te raken met het systeem en om het systeem te testen. Een order van een klant afhandelen binnen het nieuwe systeem is een klassieke test.
Alle gegevens uit het oude systeem worden gekopieerd, geïmporteerd en geherstructureerd zodat gebruikers de data binnen het nieuwe ERP-systeem met kunnen gebruiken. Datamigratie wordt vaak onderschat. Een veelvoorkomend probleem is dat bij de herstructurering niet alle gegevens correct geïnterpreteerd worden. Het is daarom nuttig het oude systeem nog te bewaren zodat de gegevens nog beschikbaar zijn in het geval van fouten.
Het ERP-systeem kan in fases of in een keer beschikbaar worden gemaakt. In de maanden na de lancering kunnen kleine storingen en problemen ontstaan omdat de werknemers aan het systeem moeten wennen. Die problemen kunnen ook weer weggewerkt worden als het systeem meer ingeburgerd raakt.
Lees verder: