10 Fundamenten voor een ‘end to end’ supply chain opzet met maximale business contributie

Door een lange periode van disruptie staat ‘end to end supply chain management’ naast de versnelde digitale focus en verhoogde wendbaarheid nu helemaal bovenaan de prioriteitenlijst van het management.

Met stip bovenaan IBP (integrated business planning), of in gewone spreektaal, betrouwbare demand & supply planning doorheen alle schakels van de supply chain heen.

Op nummer 2 transparantie (data naar informatie en deze vervolgens naar beslissingen vertalen) gekoppeld aan sterke, betrouwbare business relaties doorheen de hele keten: upstream (sourcing & SRM), Operations (OPS & stakeholder management) en downstream (KAM & CRM).

Op nummer 3 sterke procurement, operations en supply chain excellence teams die kritisch de verbeterpunten in kaart brengen, transparantie binnen elke schakel van de keten nastreven en sterke relationele impact creëren op de kernspelers binnen de diverse product- en dienstenketens.

Werk aan de winkel dus voor heel wat supply chain & procurement functies. Enerzijds om met de juiste mix van talent sterke teams te bouwen. Want cross functioneel werken doorheen een horizontale keten blijft in eerste instantie people business. Teams met voldoende talent en een blend van kennis, mentaliteit, relatie-, communicatie en implementatiekracht.

Maar zeker ook door de leading supply chains van het bedrijf transparant te maken via een doorgedreven vorm van supply chain mapping. Dé basis van end to end supply chain denken.

Tot slot door een grondige review van de operationele, tactische en strategische procurement, operations en supply chain processen, scherp data management en het bouwen van guiding dashboards die een antwoord bieden op de nood aan performance monitoring en continuous improvement. Stilstaan is immers achteruit gaan.

 

Figuur 1: End to end supply chain frame – Solvint

Als leidraad zoomen we hieronder gericht in op de 10 fundamentals die richting geven aan elke succesvolle procurement en supply chain functie anno 2021:

1. Supply chain set up: challenge de logica

Alles begint bij het begrijpen en een grondige check van de set up van de volledige supply chain van je belangrijkste product- of dienstenketens. Ga via brown paper sessies aan de slag en maak per keten een grondige mapping van alle schakels. Van de uiteindelijke klant tot en met de leveranciers van de leverancier, inclusief transportmomenten en voorraadpunten per schakel. Zijn er blinde vlekken? Ga dan actief op zoek naar de ontbrekende informatie door het aanspreken van de betrokken relaties. Check na de mapping oefening de logica van de set up van je huidige supply chain. Is dit een logische efficiënte, goed werkende keten? Vormen de schakels van de keten een sterk geheel met een betrouwbaar eindresultaat? Zijn er teveel schakels? Of net te weinig? Zijn het de juiste schakels? Hebben we de juiste relaties in de keten enz.

Een primaire maar extreem nuttige ‘must do’ oefening. Zonder deze basis meer perceptie dan inzicht. Neem een groot vel bruin papier en ga aan de slag!

2. Delivery performance & efficiëntie

Connecting the dots. Voor elk van de cruciale stappen binnen de keten is er nood aan betrouwbare performance informatie. Kwestie van met elke actor te kijken hoe vaak beschikbare informatie, bij voorkeur zo snel mogelijk gedeeld wordt op een slimme digitale manier. Wanneer dan ergens in de keten iets niet klopt gaan de knipperlichten tijdig branden en kan er pro-actief bijgestuurd worden. Dit geldt zeker ook naar leveranciers toe. Want hen moet je nog veel te vaak op hun woord geloven. En als er dan wat misloopt is het hopeloos te laat. Bovendien brengt structurele performance informatie ook de zwakke plekken in de keten aan het licht en kan er bijgestuurd worden naar meer efficiëntie.

3. Waarde (kwaliteit & innovatie)

Elke actor in de keten kan direct waarde toevoegen. Dit kan gaan van verhoogde kwaliteit tot verbetering van product specificaties en service levels. Bovendien beschikt elke actor in de keten over specifieke expertise. Net die expertise is een schitterende bron voor het aanboren van zowel optimalisatie, herformulerings- als innovatiekansen binnen dat deel van de keten. Waardeverbetering begint dus met het actief luisteren naar de expertise van elke kernspeler binnen zijn of haar eigen speelveld binnen de keten. Expertise die er gewoon is door interactie activeren dus.

4. Kost

Er wordt vaak zwaar en emotioneel onderhandeld op prijs, maar al te vaak wordt er onvoldoende kritisch gekeken naar de juistheid en scherpte van het onderliggende kostenmodel. Want uiteindelijk gaat het om de totale kost van de keten en deze is niet te vatten in een prijs of kostenmodel voor dummies. Elke supply chain mapping oefening wordt daarom best gevolgd door een aanvullende cost mapping. Welke kosten treden waar in de keten op. Wat zijn hiervoor de cost drivers en hoe kunnen we deze beïnvloeden en optimaliseren? Op deze manier ontstaan talrijke, goed onderbouwde kansen tot cost-engineering. En die brengen vaak een veelvoud op van een klassieke prijsdiscussie of onderhandeling.

5. Cash/werkkapitaal

Ketens bestaan uit een veelvoud van schakels en dus ook veelvoud van doorlooptijden. Hierdoor ontstaat op diverse plaatsen dood kapitaal. Voornamelijk door voorraden en early cash outs. Enorm veel cash is vaak al uitgegeven voordat uiteindelijk een klant de finale factuur krijgt en betaalt. Cash is de zuurstof van elk bedrijf en daarom een belangrijke fundamental binnen ketenoptimalisaties.

6. Risico

Risico management groeit snel aan belang. Reden hiervoor is dat markten en dus klanten steeds meer garanties en sluitende SLA’s eisen als basis voor zaken doen. En anderzijds steeds meer voorkomende disrupties (zoals recent Covid19 en Brexit) die dus haaks staan op de zekerheid die klanten zoeken.

Type risico’s: Kwaliteitsrisico’s, fluctuaties van commodity markten, geo-politieke situaties, sourcing risico’s (mono of dual), supply chain risico’s (planning, voorraad) en relatie gerelateerde risico’s (zwakke relaties zorgen voor beperkte bijsturingsopties wanneer het mis gaat). Belangrijk om de belangrijkste risicozones binnen je ketens op te lijsten en deze actief te gaan managen en gericht te reduceren.

7. Reactiviteit en snelheid

Heel wat ketens zijn traag en zouden sneller kunnen werken indien informatie pro actief van schakel naar schakel vloeit. Het doorstromen van planningsinformatie doorheen heel te keten zorgt dat iedereen klaar is en op deze manier kan er veel tijd bespaard worden. Zonder informatie schiet elke schakel pas in actie als de vraag toekomt en dat vertraagd enorm. En laat snelheid nu net één van de belangrijkste competitieve voordelen zijn die een business heeft ten opzichte van de concurrentie.

8. Informatie

Informatie delen en de business context en belangen toelichten binnen de keten is ongetwijfeld een van de grootste hefbomen tot structurele ketenefficiëntie. En dat is iets anders dan pure data. Het is vaak verbazingwekkend hoe weinig informatie een leverancier, een productieplant, een transporteur of zelfs planner, customer service of een uiteindelijke klant heeft. Ze weten vaak zelfs niet wat de volgende stap in de keten is. Eens ze ‘the bigger picture’ begrijpen, en kwalitatieve informatie krijgen komt vaak de reactie: mocht ik dat geweten hebben dan hadden we dat veel slimmer en efficiënter kunnen doen. Het creëert betrokkenheid en bijgevolg motivatie om beter te doen.

Bespreek blinde informatievlekken met de diverse ketenactoren. Spoor ze op, zoek een oplossing, deel informatie en context en je zal verbaasd zijn wat het je oplevert aan verbetering.

9. Samenwerking

Een supply chain is ook een keten van relaties of ander gesteld een ‘human chain’. Heel wat procurement en supply chain functies gaan te procesmatig te werk. Proces volgen en klaar is kees.

Niets is minder waar. Regelmatig verder bouwen aan en het versterken van de interactie met de kernspelers binnen je keten is cruciaal. Want zonder relatie geen prioriteit. En zonder prioriteit is middelmatigheid het hoogst haalbare. En met middelmatigheid blijf je in de business wereld van vandaag niet lang overeind.

10. Duurzaamheid / CSR

Transparante ketens leveren ook meteen de inzichten op die nodig zijn om duurzame ketens te realiseren. Bij het uitlekken van wantoestanden over ondermaatse sociale werkomstandigheden of negatieve milieu effecten of economische uitbuiting hebben bedrijven jarenlang hun ‘wist ik niet’ paraplu open getrokken. Welnu het is de plicht van elke onderneming om de eigen business ketens van A tot Z te kennen en dus ook te weten waar er op sustainability vlak nog werk aan de winkel is of dringend moet ingegrepen of bijgestuurd worden. Ook op dit vlak gaan ketenmapping en duurzaamheid dus hand in hand.

Deze 10 fundamentals vormen een mooi reflectiekader voor elke hedendaagse procurement & supply chain functie of professional. Een mega potentieel aan verbeterkansen vanuit de analyse, inhoud, transparantie, vergaarde en gedeelde kennis. Mooie uitdaging toch?

Auteur: Manu Matthyssens
Oprichter en Managing Partner SOLVINT
Prof Antwerp Management School
01/01/2021